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云辦公系統
Cloud office system

云辦公,《著云臺》的分析師團隊結合云發展的理念總結認為,在云平臺上,所有的辦公設備,辦公咨詢策劃服務商,設備制造商,行業協會,管理機構,行業媒體,法律結構等都集中云整合成資源池,各個資源相互展示和互動,按需交流,達成意向,從而降低成本,提高效率。

含義

廣義上的云辦公指將政企辦公完全建立在云計算技術基礎上,從而實現三個目標:第一,降低辦公成本;第二,提高辦公效率;第三,低碳減排。

狹義上的云辦公指以“辦公文檔”為中心,為政企提供文檔編輯、存儲、協作、溝通、移動辦公、工作流程等云端SaaS服務。云辦公作為IT業界的發展方向,正在逐漸形成其獨特的產業鏈與生態圈,并有別于傳統辦公軟件市場。

原理

云辦公的原理是把傳統的辦公軟件以瘦客戶端(Thin Client)或智能客戶端(Smart Client)的形式運行在網絡瀏覽器中,從而達到輕量化目的。隨著云辦公技術的不斷發展,現今世界頂級的云辦公應用,不但對傳統辦公文檔格式具有很強的兼容性,更展現了前所未有的特性。

云辦公原理圖示

云辦公的特性包括:

第一,:編制出精彩絕倫的文檔不再是傳統辦公軟件(如Microsoft Office)所獨有,網絡瀏覽器中的瘦客戶端同樣可以編寫出符合規格的專業文檔,并且這些文檔在大部分主流操作系統與智能設備中都可以輕易被打開;

第二,:文檔可以多人同時進行編撰修改,配合直觀的溝通交流,隨時構建網絡虛擬知識生產小組,從而極大提高辦公效率;

第三,移動化辦公:配合強大的云存儲能力,辦公文檔數據可以無處不在,通過移動互聯網隨時隨地同步與訪問數據,云辦公可以幫助外派人員徹底扔掉繁重的公文包。

相比優勢

對比傳統辦公軟件

傳統辦公軟件的問題

在PC時代Microsoft公司的office軟件壟斷了全球的文檔辦公市場,但隨著企業協同辦公需求的不斷增加,傳統辦公軟件展現出以下這些缺點:[1] 

第一,使用復雜,對電腦硬件有一定要求。

傳統辦公軟件需要用戶購買及安裝臃腫的客戶端軟件,這些客戶端軟件不但價格昂貴,而且要求用戶在每一臺電腦都進行繁瑣的下載與安裝,最后更拖慢了用戶本地電腦的運行速度。

第二,跨平臺能力弱。

傳統辦公軟件對于新型智能操作系統(如iOS, Android等)沒有足夠的支持。隨著辦公輕量化、辦公時間碎片化逐漸成為現代商業運作必不可少的元素之一,傳統辦公軟件則相對顯得臃腫與笨重。

第三,協同能力弱。

現代商業運作講究團隊協作,傳統辦公軟件“一人一軟件”的獨立生產模式無法將團隊中每位成員的生產力串聯起來。雖然傳統辦公廠商(如Microsoft)推出了SharePoint等的專有文檔協同共享方案,但其昂貴的價格與復雜的安裝維護成為了其普及的絆腳石。

云辦公應用的優越性

云辦公應用為解決傳統辦公軟件存在的諸多問題而生,其相比傳統辦公軟件的優越性體現在:

第一,運用網絡瀏覽器中的瘦客戶端或智能客戶端,云辦公應用不但實現了最大程度的輕量化,更為客戶提供創新的付費選擇。首先,用戶不再需要安裝臃腫的客戶端軟件,只需打開網絡瀏覽器便可輕松運行強大的云辦公應用。其次,利用SaaS模式,客戶可以采用按需付費的形式使用云辦公應用,從而達到降低辦公成本的目的。

第二,因為瘦客戶端與智能客戶端本身的跨平臺特性,云辦公應用自然也擁有了這種得天獨厚的優勢。借助智能設備為載體,云辦公應用可以幫助客戶隨時記錄與修改文檔內容,并同步至云存儲空間。云辦公應用讓用戶無論使用何種終端設備,都可以使用相同的辦公環境,訪問相同的數據內容,從而大大提高了方便性。

第三,云辦公應用具有強大的協同特性,其強大的云存儲能力不但讓數據文檔無處不在,更結合云通訊等新型概念,圍繞文檔進行直觀溝通討論,或進行多人協同編輯,從而大大提高團隊協作項目的效率與質量。

用戶的疑慮

對云辦公應用的主要疑慮體現在其對傳統文檔格式的兼容性。

其實我們應該看到,就算是Microsoft自己推出的Office365云辦公應用,也無法對其自家的office軟件生產的文檔格式進行百分百的格式還原兼容。事實上,這正是云辦公與傳統辦公軟件市場最大的不同之處。經過長期的發展,一些世界尖端的云辦公應用已經完全有能力編輯出專業的文檔與表格,因此在與傳統辦公軟件格式兼容的問題上,我們大可以轉換一種思維,如果我們從現在開始使用云辦公應用來生產新的文檔,而這些文檔又可以在大多數平臺中得到完全展現的話,與舊文檔格式兼容的依賴就可以大大弱化。我們可以這樣理解,對舊文檔格式的兼容支持僅作為導入云辦公應用格式的用途。



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